Jeg viser til Christoffer Smiths debattinnlegg i Tidsskriftet nr. 22/2013 (1). I nevnte innlegg beskriver Smith en sammenheng mellom administrativ redigering av nettsidene for Det medisinske fakultets styre og svar gitt av dekan Frode Vartdal i dette forumet.
Jeg ser at Smith kobler disse parallelle hendelsene. Den sammenhengen som antydes, eksisterer imidlertid ikke. Jeg vil nedenfor redegjøre for arbeidet med protokollen fra styremøtet.
For det første er det vanligvis slik at det legges frem et forslag til vedtak som sendes ut med sakspapirene. I den foreløpige protokollen etter møtet gjengis selve vedtaket fattet i møtet, protokollen behandles og vedtas i det påfølgende møtet.
I den foreløpige protokollen fra møtet 17.9.13 ble det endelige vedtaket delt opp i mange trinn, slik at hele prosessen ble klar: Fakultetsstyret godkjente imidlertid i sitt møte 26.9.13 ikke denne måten å formulere vedtaket på. Da vedtaket ble omformulert, ble de ulike skrittene frem til endelig vedtak fjernet, og kun det endelige vedtaket gjensto.
Det er ulike hensyn som skal ivaretas når man fører protokoll. Det er naturligvis viktig at man i ettertid kan se hva som faktisk ble vedtatt i styremøtet. Et annet hensyn er at protokollen viser hvordan stemmegivningen foregikk i styret. Dette siste hensynet var vektlagt i administrasjonens opprinnelige forslag til protokoll, men i møtet ønsket styret at vedtaket skulle forenkles og derfor tydeligere gi uttrykk for det som ble endelig vedtatt. Vanligvis pleier vi å kombinere disse to hensynene ved i en innledning å kommentere hvilke forslag som ble tatt opp til avstemning, med resultat av hver avstemning, og med gjengivelsen av det endelige vedtaket slik det etter eventuelle ulike avstemninger er blitt.
For å kombinere de ulike hensyn er nå både vedtaksforslagene med stemmegivning og det endelige fullstendige vedtaket gjengitt på våre nettsider (2).
