Når antall undersøkelser ved et laboratorium øker, øker også antall papirer som skal skrives. Mer papirarbeid betyr blant annet større risiko for at noe skrives ned feil eller forveksles med andre papirer gjennom systemet. Ifølge en artikkel fra Tidsskriftet nr. 13/1969 kunne laboratoriepersonalet ved et middels stort sykehus regne med å skrive rundt 1 000 pasientnavn om dagen. Under følger et utdrag som viser hva slags system de hadde innført på Sentrallaboratoriet ved Fylkessjukehuset i Ålesund (Tidsskr Nor Lægeforen 1969; 89: 1092–3).
Rasjonalisering av kontorarbeid og arbeidsgangen ved et sykehuslaboratorium
Av Torgeir Rokkones
(…) Vi har konstruert sett av rekvisisjons/arbeidsblanketter (lappesett), laget av NCR-papir, som er selvkopierende. Settet som er i C6 format, består forrest av en R-lapp (rekvisisjonslapp) og under denne 4 analyselapper, merket 1, 2, 3 og 4. Det som skrives på R-lappen, går igjennom til analyselappene, men på disse er feltet for analyser skravert slik at på lapp 1 er bare det som er skrevet på øverste linje lesbart, på lapp 2 bare det som er skrevet på andre linje etc. er det hos Hans Hansen rekvirert Hb., én lapp hvor det står SR og én lapp hvor det står kreatinin.
Sortering av 200 lapper tar ca. 5 minutter
Lappesettene brukes nå på følgende måte:
-
På avdelingen rekvireres analysene på vanlig måte, skrives på lappesettene, og en bunke av slike bringes til laboratoriet.
-
På laboratoriet skriver om kvelden vakthavende laboratorietekniker nummer fra 1 og oppover samt neste dags dato på alle rekvisisjoner. Deretter river hun av alle R-lapper og hefter disse sammen med en binders for hver avdeling, eventuelt hver post. Disse R-lappene brukes for neste dags prøvetagning. Analyselappene sorteres på analyse: Hb., SR, kreatinin etc. Siden rekvisisjonene har fått økende nummer, vil nå analyselappene få økende nummer fra øverst til nederst i hver bunke. Sortering av 200 lapper tar ca. 5 minutter. Analyselappene heftes sammen med en binders og legges på de forskjellige arbeidsplasser som neste dags «arbeidsbok.»
-
Neste morgen tar laboratorieteknikerne sine R-lappbunker (prøvetagningsprogrammet) og går til avdelingene for blodprøvetagning. På glassene skrives nå pasientens initialer og det nummer som står på R-lappen.
-
Når prøvetageren kommer tilbake til laboratoriet, settes SR-glass, Hb.-glass etc. i stativer på det riktige nummererte sted. Bruker man standardstativer på 5 x 10 hull, er det ikke nødvendig å skrive nummer på stativene. Prøver som sentrifugeres, settes etter sentrifugering tilsvarende på det riktige nummererte sted i sitt prøveordningsstativ. Et slikt lages ved å sette sammen to stativer på 5 x 10 hull. Man forenkler på denne måten sorteringen av prøver og unngår at hver laboratorietekniker må lete frem prøvene og ordne disse etter sin egen rekkefølge. Prøvene står nå automatisk i samme rekkefølge som lappene i hver analyselapp-bunke.
-
Den laboratorietekniker som står for sentrifugering og ordning av prøver, pipetterer av serum for enkelte prøver, f. eks. kreatinin, setter da opp det riktige antall glass som merkes med laboratorienummer fra analyselappbunken.
-
Laboratorieteknikeren som skal bestemme f. eks. kreatinin, tar stativet med avpipetterte prøver og analyselappbunken for denne analyse. Hun gjør sin analyseserie og skriver avlesingstall for kontrollserum og standard på øverste lapp i bunken. Dette blir da lesbart gjennom en bunke på 16 lapper. Deretter skriver hun avlesingstall, eventuelt utregningsmåte, og resultatet på lappene for de enkelte prøver.
-
Når resultatene er påført, går laboratorieteknikeren med sin analyselappbunke til kontoret, hvor hver lapp blir plasert på det riktige nummer i en mappehylle som har nummer fra 1 til 100. I løpet av formiddagen kommer da de lapper som hører til samme laboratorienummer også sammen i mappen. Eksempelvis Hans Hansen, laboratorienr. 1: Hb., SR, kreatinin. De tre lapper kommer på nr. 1 i mappen.
-
For å nedsette muligheten for feiloverføringer av tall på grunn av lite øvede og varierende overførere, fører laboratoriets kontordame resultatene over på laboratorieark. Dette gir også den mest hensiktsmessige presentasjon av resultatene. Laboratoriearkene ordnes stuevis for hver post i ringpermer. De bringes til laboratoriet før kl. 13 og skal kunne hentes tilbake kl. 16.
-
Når alle resultatene er innført på laboratoriearkene, blir analyselappene igjen sortert på analyse og arkivet.
-
Den første dag i hver måned «veies statistikken». Det vil si hver analyselappbunke i arkivet veies og vekten multiplisert med en fast faktor gir antall analyser av hver type. Med en Mettler P 1200 vekt og en regnemaskin er månedens statistikk gjort unna på under 1 time.
For å nedsette muligheten for feiloverføringer av tall på grunn av lite øvede og varierende overførere, fører laboratoriets kontordame resultatene over på laboratorieark
