Jeg viser til debattinnlegg av 2.11.13, skrevet av Christoffer Smith. I nevnte innlegg beskriver Smith en sammenheng mellom administrativ redigering av nettsidene for Det medisinske fakultets styre og svar gitt av dekan Frode Vartdal i dette forumet.
Jeg ser at Smith kobler disse parallelle hendelsene. Den sammenhengen som antydes eksisterer imidlertid ikke. Jeg vil nedenfor redegjøre for arbeidet med protokollen fra styremøtet.
For det første er det vanligvis slik at det legges frem et forslag til vedtak som sendes ut med sakspapirene. I den foreløpige protokollen etter møtet gjengis selve vedtaket fattet i møtet, protokollen behandles og vedtas i det påfølgende møtet. Oppsummert får vi derfor følgende prosess:
10.9.2013 Utsendelse av sakspapirer til styremøte 17.9.13, med vedtaksforslag
17.9.2013 Møtet avholdt, vedtak fattet
19.9.2013 Foreløpig protokoll sendt ut med sakspapirer til neste styremøte
26.9.2013 Styremøte avholdt, protokoll behandlet. Styret fattet følgende vedtak: «Protokoll fra 17.9.13 skal reformuleres med fullstendig vedtak. Protokollen ble godkjent.»
29.10.2013 Ny utsendelse av sakspapirer til styremøte 5.11.13, med protokoll fra møtet 26.9.13 som også inneholdt endringsvedtaket gjengitt ovenfor til protokoll fra styremøte 17.9.13. Vedtaksformuleringen fra 17.9.13 ble endret på fakultetets nettsider, i samsvar med styrevedtaket fra 26.9.13.
5.11.2013 Styremøte avholdt. Protokoll fra 26.9.13, herunder inkludert endringsvedtak til protokoll fra 17.9.13, godkjent.
I den foreløpige protokollen fra møtet 17.9.13 ble det endelige vedtaket delt opp i mange trinn: Godkjenning av punktene 1, 4, 5 og 6, godkjenning av endringsforslag til punkt 2, avslag på endringsforslag til punkt 3 samt endelig vedtak på nytt forslag til punkt 3, se formulering fra foreløpig protokoll:
Fakultetsledelsen trakk sitt pkt. 3 i opprinnelig forslag til vedtak. Fakultetsstyret vedtok enstemmig punktene 1, 4, 5 og 6 nedenfor:
1. Fakultetsstyret godkjenner forslag til implementeringsplan for Oslo 2014
2. Fakultetsstyret delegerer oppgaven med å gjennomgå og godkjenne modulplanene, og derved også det faglige innholdet i revidert studieplan, til programrådet.
3. Fakultetsstyret vedtar å innføre en gradert karakterskala (A-F), men kun fra og med de studentkull som tas opp på studiet fra høsten 2014. Det åpnes for at man også i ny ordning kan bruke bestått/ikke-bestått for enkelte emner.
Fakultetsstyret gir dekan fullmakt til å beslutte løsninger og eventuelt fremme sak for Universitetsstyret i forbindelse med implementeringen av bokstavkarakterer i studiet. Fakultetsstyret holdes orientert om utviklingen og beslutninger som fattes.
4. Fakultetsstyret går inn for innføring av systematisk opplæring i kliniske, praktiske ferdigheter som en del av revidert studieplan
5. Fakultetsstyret ønsker seg en utredning av mentorordning med sikte på at den etableres som en del av revidert studieplan
6. For øvrig godkjennes studieplandokumentet som det er fremlagt
Representanten Tor Berge fremmet følgende endringsforslag til pkt. 2. Forslaget ble enstemmig vedtatt:
Fakultetsstyret delegerer oppgaven med å gjennomgå og godkjenne modulplanene, og derved også det faglige innholdet i revidert studieplan, til dekan.
Representanten Nina Vøllestad fremmet følgende motforslag til pkt. 3, som falt med 5 (Vartdal, Nebb, Wesenberg, Berge, Strand) mot 4 stemmer (Vøllestad, Olsen, Kravik, Brox Skranes):
Fakultetsstyret vedtar å utsette spørsmålet om å innføre en gradert karakterskala (A-F). Fakultetsstyret ber om at det igangsettes et arbeid for å utrede et bedre beslutningsgrunnlag for å vurdere om dagens ordning skal erstattes av graderte karakterer.
Som erstatning for opprinnelig pkt. 3 fremmet fakultetsledelsen følgende forslag, som ble vedtatt med 7 (Vartdal, Nebb, Vøllestad, Wesenberg, Olsen, Berge, Strand) mot 2 stemmer (Kravik, Brox Skranes):
Fakultetsstyret vedtar å innføre en gradert karakterskala (A-F). Denne skal implementeres etter at det er gjennomført en kvalitetssikring av eksamensformer og en utredning av hvilke emner som skal evalueres med bruk av bokstavkarakterer. Implementeringen skal skje senest i 2017. Det åpnes for at man også i ny ordning kan bruke bestått/ikke-bestått for enkelte emner.
Fakultetsstyret gir dekan fullmakt til å beslutte løsninger og eventuelt fremme sak for Universitetsstyret i forbindelse med implementeringen av bokstavkarakterer i studiet. Fakultetsstyret holdes orientert om utviklingen og beslutninger som fattes.
Fakultetsstyret godkjente i sitt møte 26.9.13 ikke denne måten å formulere vedtaket på, kfr ovenfor. Da vedtaket ble omformulert, ble de ulike skrittene frem til endelig vedtak fjernet og kun det endelige vedtaket gjenstod.
Det er ulike hensyn som skal ivaretas når man fører protokoll. Det er naturligvis viktig at man i ettertid kan se hva som faktisk ble vedtatt i styremøtet. Et annet hensyn er at protokollen viser hvordan stemmegivningen foregikk i styret. Dette siste hensynet var vektlagt i administrasjonens opprinnelige forslag til protokoll, men i møtet ønsket styret at vedtaket skulle forenkles og derfor tydeligere gi uttrykk for det som ble endelig vedtatt. Vanligvis pleier vi å kombinere disse to hensynene ved i en innledning å kommentere hvilke forslag som ble tatt opp til avstemning, med resultat av hver avstemning, og med gjengivelsen av det endelige vedtaket slik det etter eventuelle ulike avstemninger har blitt.
For å kombinere de ulike hensyn er nå både vedtaksforslagene med stemmegivning samt det endelige fullstendige vedtaket gjengitt på våre nettsider:
http://www.med.uio.no/om/organisasjon/styret/moter/2013/09-17/protokoll-fakstyre-med-2013-09-17.html
Bjørn Hol, fakultetsdirektør