Det er viktig å selv ta kontroll over sitt liv. En ubehagelig opplevelse av at e-posten styrer livet skyldes trolig to ting:

- en tanke om "svarplikt" på henvendelser via e-post

- man tillater e-posten å avbryte for mange av livets øvrige aktiviteter

E-post er et kraftfullt kommunikasjonsverktøy, men grunnet den overveldende informasjonsmengden som formidles via denne kanalen, opplever brukerne manglende mestring.

Det tar i gjennomsnitt 3 sekund å scanne en uviktig e-post inkl. overskrift og innhold, ta stilling til den og så slutthåndtere den enten i form av sletting eller arkivering. Det betyr at du kan håndtere 100 uviktige e-poster på 5 minutter. En slik effektivitet forutsetter at du håndterer e-post i dedikerte økter, og så skrur av varsel om ny e-post. Om du lar deg avbryte hver gang det kommer en ny e-post, vil du bruke langt mer tid per e-post i håndteringen.

For å oppnå mestringsfølelse i forhold til informasjonsmengden trenger du et tydelig skille mellom hvilke meldinger du har håndtert, og hvilke du føler deg forpliktet til å følge opp. Den sikreste måten å markere dette skillet på er å reservere innboksen for uløste oppgaver. Resten fjernes enten til arkiv eller søppelboks.

I håndteringen av de meldingene du da har igjen i innboksen, bør du tilstrebe å håndtere hver melding bare én gang, for på den måte å bruke minst mulig tid per oppgave.

Du beskriver et arkiv du har god kontroll på og hvor du lett finner fram til gamle meldinger du trenger å finne fram til. Det er et veldig godt utgangspunkt. Da kan du med lett hjerte arkivere meldinger du kanskje får bruk for, men som ikke krever direkte handling fra deg.

Med kun uløste oppgaver i innboksen kan du lettere velge vekk oppgaver gjennom aktive og reflekterte valg, i stedet for å la oppgavene hope seg opp i en uprioritert stor mengde.

Lykke til med innbokskontroll!