E-postadresser bør helst være lette å oppfatte, huske og formidle videre.
Illustrasjonsfoto Istockphoto
Leger og forskere har behov for å kommunisere med hverandre. E-post har gjort denne kommunikasjonen mye lettere. Med noen få tastetrykk kan man være i forbindelse med kolleger ved andre sykehus og i andre land og utveksle synspunkter, forskningsresultater og manusutkast.
Svært mange institusjoner har en logisk og konsistent måte å lage e-postadresser for sine ansatte på. Noen anvender den første eller de to eller tre første bokstavene i fornavn og etternavn foran @-tegnet. Vanligst er nok likevel å bruke fornavn og etternavn med et punktum mellom. Slik har det vært og er fortsatt ved de fleste norske sykehus og universiteter, for eksempel slik:
petter.gjersvik@rikshospitalet.no
petter.gjersvik@medisin.uio.no
Nytt sykehus
Organisatoriske endringer medfører ofte endringer i e-postadressen, noe som kan skape vansker for både avsendere og mottakere av e-post. Da Rikshospitalet, Radiumhospitalet, Ullevål universitetssykehus og Aker universitetssykehus ble slått sammen til Oslo universitetssykehus, fikk alle som jobbet på sykehuset nye e-postadresser. Min ble slik:
petter.gjersvik@oslo-universitetssykehus.no
Litt lang og tung og vanskelig å formidle til utenlandske kolleger ved korte personlige møter på kongresser og i andre faglige sammenhenger, og vanskelig for dem å skrive korrekt. Etter en tid ble adressen endret til:
petter.gjersvik@ous-hf.no
med en nokså unødvendig bindestrek, men OK – domenenavnet ous.no var allerede opptatt.
Noe senere fikk alle ansatte ved Oslo universitetssykehus for tredje gang på kort tid nye e-postadresser satt opp etter helt nye og helt forskjellige prinsipper. (Samtidig ble alle e-postadresser man hadde sendt e-poster til, slettet fra PC-ens hukommelse.) Selv fikk jeg denne e-postadressen:
sbgpet@ous-hf.no
Hvorfor akkurat bokstavene sbgpet ble valgt, vet jeg ikke. I tabell 1 er angitt de nye e-postadressene til noen kolleger ved min avdeling – til sammen 15 e-postadresser og 15 ulike måter å sette dem opp på.
Begrunnelsen
Jonette Øyen (med e-postadresse UXNNJT@ous-hf.no), kommunikasjonsdirektør i staben til administrerende direktør ved sykehuset, er enig i at de nye e-postadressene er ugreie og uforståelige. Hun henviste meg til IT-avdelingen. Sjefen der, Kenneth Solstrand (med e-postadresse Ksolstra@ous-hf.no), sendte saken videre til Morten G. Sevland (med e-postadresse morsev@ous-hf.no).
Sevland skriver i en grundig redegjørelse at en så stor organisasjon som Oslo universitetssykehus, med rundt 26 000 ansatte og 35 000 e-postkontoer, vil ha svært mange ansatte med like navn. Ved å bruke fornavn og etternavn i e-postadressene vil slike personer måtte få et tall i tillegg, for eksempel Kristine.Olsen@ous-hf.no og Kristine.Olsen2@ous-hf.no. Dette ville trolig ha medført svært mange feilsendinger, særlig til førstnevnte. Å sette inn et mellomnavn – for dem som har et slikt – ville ha medført forskjellige navnestandarder og fare for forveksling og at ansatte uten mellomnavn ville fått mange feilsendinger. Han mener at den mest brukte og ryddigste modellen i store organisasjoner er å bruke e-postadresser som ikke nødvendigvis gjenspeiler brukernes navn. Det vil da ikke være mulig å gjette seg til en brukers e-postadresse. Det viktigste er at e-postadressen ikke er for lang. Faren for søppelpost vil også være mindre.
Mer brukervennlig er det trolig ikke mulig å gjøre det i en så stor organisasjon som Oslo universitetssykehus, mener Sevland. Til trøst for dem som var ansatt på sykehuset frem til endringen, vil tidligere e-postadresser med @rikshospitalet.no, @oslo-universitetssykehus.no og @ous-hf.no fortsatt fungere. Haken er at utgående e-post for mottakerne ser ut som den kommer fra den nye e-postadressen, noe som skaper forvirring. Nyansatte vil ikke ha denne muligheten til å bruke en mer forståelig og intuitiv e-postadresse.
Dårlig språk
Jeg synes IT-avdelingens begrunnelse for de nye e-postadressene er svak. Brukervennlighet synes ikke å være tillagt særlig vekt. Hos private e-posttilbydere, for eksempel @hotmail.com og @gmail.com, som betjener millioner av e-postadresser, kan man selv velge e-postadresse – forutsatt at adressen ikke er opptatt.
E-postadresser er også språk, kommunikasjon og identitet. Godt språk er å velge gode ord. Krøkkete e-postadresser er dårlig språk.
