Formelt sett trekkes en artikkel tilbake av redaktøren for det aktuelle tidsskriftet.
Når en artikkel trekkes tilbake (retraction) fra et vitenskapelig tidsskrift, vil den ikke fysisk forsvinne – verken fra papirutgaver eller nettversjoner. I stedet blir artikkelen merket ”trukket tilbake” (retracted) i den nasjonale og internasjonale medisinske litteraturen og i Medline.
Formelt sett trekkes en artikkel tilbake av redaktøren for det aktuelle tidsskriftet. Artikkelen kan enten trekkes tilbake av redaktøren på eget initiativ (slik f.eks. redaktøren av The Lancet gjorde i forbindelse med Jon Sudbøs artikkel fra 2005) eller den kan trekkes av redaktøren etter anmodning fra artikkelens forfattere (alle eller noen).
Tilbaketrekkingen må følges av et tilbaketrekkingsbrev (eller en leder/kommentar fra redaktøren dersom han/hun er den som trekker artikkelen). Denne publiseres i det tidsskriftet artikkelen trekkes tilbake fra, vanligvis i spalten Brev til redaktøren. I tilbaketrekkingsbrevet må det gjøres rede for (gjerne kort) hvorfor artikkelen trekkes tilbake. Brevet må være klart nok til å gi leserne en forståelse av hva det dreier seg om. Hvis det f.eks. dreier seg om fabrikkering av data, kan det ikke stå at man ”har oppdaget noen unøyaktigheter”. Hensikten med tilbaketrekkingsbrevet er at lesere av den vitenskapelige litteraturen forstår hva som har skjedd og hvorfor de ikke lenger må basere seg på den aktuelle artikkelen.
Tilbaketrekkingsbrevet blir koblet til artikkelen både i tidsskriftets nettversjon og i Medline. I tillegg blir altså selve artikkelen merket ”retracted publication” i Medline. Det betyr at når man i fremtiden søker etter artikkelen eller forfatterne, vil dette komme frem. At en artikkel trekkes tilbake, er én sak. Hvorfor og av hvem den trekkes tilbake, vil imidlertid ha betydning for hvordan saken blir oppfattet i ettertid. Det ser helt annerledes ut hvis forfatterne selv velger å trekke artikkelen tilbake fordi de erkjenner at den av en eller annen grunn ikke holder mål, enn hvis redaktøren/tidsskriftet trekker artikkelen (noe som kan oppfattes som om forfatterne ikke er villige til å erkjenne at artikkelen bør trekkes tilbake).
De fleste redaktører vil akseptere og foretrekke at forfatterne selv trekker artikler når de har oppdaget uregelmessigheter. Vanligvis vil redaktøren da forlange/forvente at alle forfatterne går sammen om å skrive et tilbaketrekkingsbrev (fordi de har vært sammen om å skrive og gå god for artikkelen). I noen tilfeller kan det imidlertid aksepteres at bare noen av forfatterne ønsker å trekke artikkelen. Uansett må forfatterne selv ta initiativ til tilbaketrekkingen og kommunisere seg imellom slik at de blir enige om et tilbaketrekkingsbrev.